Što obuhvaća vođenje tiskovnog ureda?
It is widely known that the image of a company depends not only on the quality of its services but also on the way it presents itself and communicates with the external world. These important tasks are carried out through running a press office. What does it involve? We explain below!
Uvelike je poznato da imidž poduzeća ne ovisi samo o kvaliteti njegovih usluga, već i o načinu na koji se predstavlja i komunicira s vanjskim svijetom. Ove važne zadatke provodi rad tiskovnog ureda. Što to uključuje? Objašnjavamo u nastavku!
Što je tiskovni ured?
Press office is an organizational unit responsible for media contacts and public relations activities.
Tiskovni ured organizacijska je jedinica odgovorna za kontakte s medijima i aktivnosti odnosa s javnošću.
Njegov je cilj izgraditi imidž poduzeća transparentnom komunikacijom događaja i procesa koji se odvijaju unutar organizacije. Glavni zadaci tiskovnog ureda uključuju:
- objavljivanje vijesti, izvještaja i izjava
- priprema materijala za medije
- kontaktiranje s novinarima
- organizacija konferencija za tisak
- medijsko praćenje i upravljanje krizama.
Ovisno o svojim vještinama služba za tisak može provoditi dodatne aktivnosti u području odnosa s javnošću, poput upravljanja imidžem (strateško savjetovanje) ili održavanja odnosa s investitorima.
Kako izgleda vođenje tiskovnog ureda?
Ne postoji univerzalni model za vođenje tiskovnog ureda. Radnje ovise o veličini poduzeća, njegovoj industriji i strukturi. Najvažnije aktivnosti koje možemo svesti na zajednički nazivnik uključuju:
Razvoj komunikacijske strategije
Prvi je korak određivanje temelja na kojima se poduzeće izgradilo, što će pomoći u definiranju njezina jedinstvenog stila komunikacije. Pitanja koja treba razmotriti:
- Koje su misije i vrijednosti poduzeća?
- Kakav karakter poduzeće ima zbog svoje kulture i brendiranja?
- Tko je ciljana skupina?
- Kojim će se kanalima provoditi komunikacija?
- Koliki proračun poduzeće može odvojiti za aktivnosti odnosa s javnošću?
Sve više poduzeća odlučuje se za vanjsko upravljanje svojim tiskovnim uredom , pri čemu vanjsko poduzeće preuzima sve aktivnosti odnosa s javnošću, uključujući provođenje spomenutog nadzora. Ova odluka nije motivirana samo uštedama troškova već i pristupom kontaktima, alatima i znanjem koje posjeduju specijalizirane agencije.
Izrada tiskovnih sadržaja i materijala
Suprotno popularnom vjerovanju tiskovni ured ne bavi se samo organizacijom velikih konferencija ili najavom planova za svjetsku dominaciju. Odnosi s javnošću često se oslanjaju na svakodnevni, dosljedan rad koji kumulativno donosi značajne koristi za imidž.
U zadatke tiskovnog ureda također se može uključiti:
- pripremanje izvještaja, izjava, prezentacija
- distribucija sadržaja na odabranim medijskim kanalima
- istraživanje i analiza javnog mnijenja, uz pružanje povratnih informacija za poduzeće.
U svijetu sveprisutne komunikacije upotreba modela u kojem glasnogovornik sjedi s uskom kravatom, dijeleći vijesti za konferencijskim stolom (dok najavljuje kvartalne rezultate), postaje sve rjeđe.
Suvremeni PR (engl. public relations, odnosi s javnošću) pretpostavlja bliži odnos između poduzeća i njegovih klijenata, što u praksi znači redovite internetske i medijske aktivnosti. Moderni tiskovni uredi neprestano promiču vrijednosti, planove, napredak i postignuća poduzeća. Stoga su transparentnost, jednostavnost i učestalost komunikacije trenutno bitni elementi u izgradnji autentičnosti i imidža brenda.
Pročitajte također
Odnosi s medijima
Ako je stvaranje informacija temelj, onda je distribucija… sve ostalo. Tiskovni ured ne samo da objavljuje sadržaj već i osigurava da on „izađe u svijet”. Da bi to postigao, upotrebljava medijske kontakte, ali ne samo na klasičan način, poput pozivanja novinara.
Trenutno se tiskovni uredi i agencije za odnose s javnošću koncentriraju na raznolike i moderne komunikacijske kanale. Izvještaji ukazuju da:
- 84 % tiskovnih ureda upotrebljava društvene mreže kao jedan od svojih komunikacijskih kanala
- 78 % upotrebljava e-poštu i e-letke za prenošenje informacija za medije
- 70 % upotrebljava specijalizirane platforme za distribuciju medijske komunikacije
- 66 % upotrebljava svoje internetske stranice i blogove
- 45 % organizira konferencije za tisak i druge događaje.
Vrijedi napomenuti nisku stopu sudjelovanja na konferencijama, koje su usput povezane s glavnim aktivnostima tiskovnih ureda. U godinama 2018. – 2019. približno 60 – 65 % njih organiziralo je fizičke događaje i sastanke. No zbog pandemije COVID-a i napredne digitalizacije, noviji oblici širenja informacija počeli su stjecati važnost. Stoga možemo vidjeti da upravljanje tiskovnim uredima prolazi kroz dinamičnu transformaciju.
Budućnost tiskovnih ureda
Odnosi s javnošću pripadaju sektoru koji se bavi stvaranjem i obradom informacija. To je jedno od najbrže promjenjivih polja, što je rezultat dinamičkog razvoja tehnologije.
Uzimajući u obzir trenutne trendove, možemo pretpostaviti da će tradicionalne konferencije i fizički sastanci imati sve manju ulogu u arsenalu tiskovnog ureda. S druge strane korporativni blogovi i kanali društvenih mreža imat će širu primjenu.
Obećavajuće su platforme za distribuciju koje omogućuju objavljivanje priopćenja za medije na više neovisnih internetskih stranica. Također postoji značajan potencijal za alate za praćenje medija koji omogućuju automatsku analizu javnog mnijenja. Iako se trenutno samo 48 % ureda služi takvim alatima, trend upotrebe velikih podataka jasno ukazuje na popularizaciju takvih rješenja.
Sažetak
- Vođenje tiskovnog ureda uključuje upravljanje imidžem poduzeća raznim aktivnostima vanjske komunikacije.
- Specifični model vođenja tiskovnog ureda ovisi o specifičnostima poduzeća. Najosnovnije aktivnosti uključuju razvoj komunikacijske strategije, stvaranje medijskog sadržaja i promicanje informacija odabranim distribucijskim kanalima.
- Priroda rada tiskovnog ureda i agencija za odnose s javnošću neprestano se mijenja s tehnološkim napretkom, koji nudi nove mogućnosti za dosezanje i upotrebu podataka.
Odgovori