Interni letak – kako pridonosi komunikaciji u poduzeću?

Unutarnja i vanjska komunikacijska strategija temeljni je alat u radu odjela za marketing, prodaju ili ljudske resurse. Jedan je od načina oblikovanja strategije putem internog biltena. Što je interni bilten i kako ga dobro iskoristiti? Objasnit ćemo.
Što je letak?
Letak je vrsta poruke koja se prenosi elektronički ili na papiru grupi zainteresiranih pojedinaca, poput pretplatnika.
Poruke poslane članovima određene organizacije nazivaju se interni letci.
Obilježja letka u internoj komunikaciji
Najvažnija su obilježja letka:
Redovitost
Redovno izdavanje stvara stalni izvor informacija. Mogućnost da ostanete ažurirani također povećava angažman publike.
Dobrovoljnost
Letak se šalje ljudima koji pristaju primati poruke. Korisnik može odlučiti da se odjavi u bilo koje vrijeme.
Na radnom mjestu dobivanje pristupa e-poštanskom sandučiću jednako je davanju pristanka za primanje sadržaja od poslodavca. No to ne oslobađa stvaratelje obveze da se brinu o formatu poruke. Nezainteresirani primatelji doživjet će takvu e-poštu kao neželjenu poštu u svojem sandučiću.
Pročitajte također
Funkcije internog letka
Postoji mnogo funkcija koje interni letak može obavljati. Njihov broj ovisi prije svega o usvojenom formatu. Predstavljamo najčešće funkcije:
Informacijska funkcija
Ono što povezuje redovno slanje pošte s medijima prije svega informacijska je funkcija. Što je poduzeće veće, to je važnije učinkovito informirati zaposlenike o raznim aspektima poslovanja poduzeća.
Funkcija imidža
Informacijska je funkcija blisko povezana s aspektom slike. Vješto komuniciranje informacija utječe na to kako zaposlenici percipiraju poslodavca. Kvaliteta interne komunikacije također određuje kako će pojedinci koji rade u određenom poduzeću govoriti o njoj drugima.
Marketinška funkcija
Interni letak može djelomično utjecati na odluke o kupnji i postati marketinško sredstvo. Zahvaljujući stalnom pristupu informacijama, zaposlenici također postaju primatelji. Ako poduzeće uspije izgraditi povjerenje u brend među zaposlenicima, oni će postati lojalni ambasadori.
Integracijska funkcija
U nekim situacijama letak može također služiti integrativnoj ulozi. Ako tvrtka ima program volontiranja zaposlenika ili organizira sportske, kulturne ili zabavne aktivnosti, informiranje o njima u letku promicat će provođenje vremena zajedno i tako jačati odnose.
Pročitajte također
Od čega se sastoji interni letak?
Odgovor je: ovisi, obično o ciljnoj grupi i strategiji komunikacije. Definitivno vrijedi brinuti se o izgledu sadržaja i pružati informacije što je moguće ažurnije. Na kojim se elementima može temeljiti letak?
Zaglavlje
Informacija koju stavljamo na sam vrh trebala bi ne samo privući interes (na primjer, pozivom na akciju) već i biti dobro odabrana u nekoliko aspekata. Često trenutne potrebe poduzeća određuju smještaj određenog materijala ili informacija, ali vrijedi uzeti u obzir i potrebe primatelja.
U nekim lecima tvorci odluče istaknuti prvi segment, na primjer, povećanjem veličine fonta, grafika ili cijelog zaglavlja.
Događaji
Letak je također dobro mjesto za komunikaciju unutarnje inicijative. Može se raditi o volonterskoj akciji zaposlenika, doniranju krvi, timskom sastanku ili pozivu na događaje koje sponzorira organizacija. Ni jedna od ovih aktivnosti neće se odvijati bez sudionika, zbog čega su redoviti pozivi sastavnica svake komunikacijske strategije.
Podsjetnici
Organizacijske stvari zauzimaju posebno mjesto u biltenima. Mogu se odnositi na opće informacije, poput pravila sigurnosti rada na daljinu ili načina potvrđivanja prisutnosti na poslu. Međutim, neke od njih odnose se na redovite, formalne teme, na primjer, rok za podnošenje zahtjeva za godišnji odmor ili rješavanje službenih putovanja.
Dodatni elementi
Često se događa da se unutarnji letak obogaćuje drugim elementima. To može biti videozapis sa najnovijeg integracijskog sastanka, informacija o promocijama u poduzeću, zanimljive činjenice o određenim aspektima rada poduzeća ili priče zaposlenika.
Povratna informacija
Katkad najbolje ideje za sadržaj u letcima dolaze zahvaljujući povratnim informacijama zaposlenika. Oni najbolje znaju kakav sadržaj im je potreban. Iz tog razloga, vrijedi ostaviti adresu e-pošte za kontakt s uredničkim timom letka.
Pročitajte također
Letak za internu komunikaciju u 3 koraka
Za lansiranje internog letka nisu potrebna velika financijska ulaganja ni vještine. Dovoljno je uzeti u obzir nekoliko čimbenika. Gdje započeti?
Odabir alata za izradu letka
Postoji mnogo alata za dizajniranje i slanje letaka. Predstavljamo nekoliko njih.
Canva
Projekt letka može se napraviti, na primjer, u Canvi.
Canva je vrlo popularan, višenamjenski alat koji vam omogućuje izradu prilagođenog letka na temelju gotovih predložaka. Prednost ovog alata njegova je dostupnost u besplatnom planu
Mailer Lite
Drugi je alat za upravljanje letcima Mailer Lite. Nudi tri uređivača koji vam omogućuju izradu vlastitog projekta: uređivač povuci-i-ispusti, tekstovni uređivač i HTML uređivač.
Slično kao Canva ovaj alat za izradu letaka ima besplatan plan koji vam omogućuje slanje do 12.000 e-poruka mjesečno do maksimalno 1.000 korisnika.
Get Response
Treći je alat koji ima širok raspon funkcija GetResponse. Nudi ne samo alate za marketing e-poštom, automatizaciju marketinga i izrađivač e-pošte na temelju umjetne inteligencije, već i razne proizvode za druge marketinške kanale.
Za razliku od Canve i Mailer Litea, GetResponse nema besplatan plan. No novi korisnici mogu besplatno testirati premium inačicu tijekom 30 dana.
Platforme za stvaranje automatiziranih slanja ne samo da omogućuju pristup mnogim značajkama i olakšavaju upravljanje letcima već pružaju i pristup detaljnim statističkim podacima. Najvažniji od njih uključuju:
- stopu otvaranja
- stopu klikova
- popis odjavljenih pojedinaca.
Kreirajte vlastiti predložak
Nakon odabira odgovarajućeg programa, započnite s dizajniranjem. Evo što biste trebali uzeti u obzir:
- specifičnost industrije u kojoj djelujete i trenutnu komunikacijsku strategiju
- odluku koje elemente korporativnog identiteta (CI) treba uključiti u projekt letka
- osiguranje različitih oblika dostave sadržaja, poput teksta, grafika, videozapisa, animacija ili infografika
- izbjegavanje slanja koja su pretrpana sadržajem
- prije slanja pregledavanje cjeline iz perspektive potreba primatelja i potencijalne pogreške (poput povezivanja).
Provjerite alat u praksi
Kada ste već odabrali svoj alat i predložak, ne preostaje ništa drugo nego testirati odabrani alat u praksi. Slanje probne e-pošte maloj grupi ljudi ne samo da će provjeriti funkcionalnost alata i jasnoću sučelja, već će pružiti vrijedne povratne informacije.
Za razliku od Canve i Mailer Litea, GetResponse nema besplatan plan. Međutim, novi korisnici mogu besplatno testirati premium inačicu tijekom 30 dana.
Pročitajte također
Interni letak i privola za obradu osobnih podataka
Elektronička inačica letka najčešće se šalje putem e-pošte na radne adrese zaposlenika. Kako bi se upotrebljavali njihovi osobni podaci u skladu sa zakonom, potrebno je potpisati informacijsku klauzulu o obradi osobnih podataka prije zapošljavanja.
Privola uključuje, između ostalog, kontakte sa zaposlenikom u poslovne svrhe. Budući da se interni letak odnosi na zaposlenike unutar organizacije, nije potrebno ponovno dobiti privolu za obradu osobnih podataka.
Sažetak
- Letak je ciklička publikacija namijenjena osobama koje su pristale primati je.
- Interni letak oblik je komunikacije namijenjen zaposlenicima određene organizacije.
- Među funkcijama internog letka u internoj komunikaciji razlikujemo informativnu funkciju, funkciju izgradnju imidža te marketinšku i integracijsku funkciju.
- Kako biste izradili dobar letak, vrijedi pronaći odgovarajući alat, usavršiti predložak i testirati ga na uskoj fokusnoj grupi.
- Tijekom faze izrade letka važno je osigurati usklađenost s brendiranjem poduzeća, različitim oblicima sadržaja i prije svega – potrebama primatelja.
Odgovori