Kako napisati zahtjev? Najvažnija pravila

Što je zahtjev?

Cilj zahtjeva jest ostvariti konkretan rezultat, primjerice dobiti određeno pravo, suglasnost, godišnji odmor ili financijsku potporu.

Takav dokument ima važnu ulogu u službenoj komunikaciji i koristi se u brojnim situacijama – od prijave za školu ili posao do podnošenja zahtjeva za potporu ili izmjene ugovornih uvjeta. Pravilno sastavljen zahtjev često je prvi korak prema ostvarenju važnih životnih ili poslovnih planova.

Formalni zahtjev – obavezni elementi

Pravilno sastavljen zahtjev mora sadržavati nekoliko elemenata. To su:

• mjesto i datum – navode se u gornjem desnom kutu stranice;
• podaci podnositelja zahtjeva – navode se u gornjem lijevom kutu stranice; trebaju sadržavati ime i prezime autora zahtjeva, adresu stanovanja, broj telefona i adresu e-pošte;
• podaci primatelja – nalaze se ispod podataka podnositelja; uključuju puni naziv institucije ili radno mjesto, ime i prezime primatelja te adresu sjedišta nadležnog tijela;
• naslov Zahtjev za… – postavlja se na sredinu stranice;
• glavni tekst zahtjeva – nalazi se ispod naslova; obično počinje pozdravom, primjerice Poštovani gospodine/Poštovana gospođo, a zatim slijede konkretna molba i njezino obrazloženje;
• vlastoručni potpis – stavlja se ispod teksta zahtjeva, s desne strane.

Nekim se zahtjevima prilažu dokumenti. U tom ih je slučaju potrebno navesti u samom dokumentu. Popis svih priloga najčešće se stavlja ispod teksta zahtjeva, s lijeve strane.

Kako napisati zahtjev?

Pisanje zahtjeva složen je proces. U nastavku donosimo najvažnije stvari na koje trebate obratiti pozornost.

Struktura sadržaja

Glavni tekst zahtjeva u pravilu se sastoji od dvije ili tri rečenice. Obično počinje pozdravom, primjerice Poštovani gospodine/Poštovana gospođo.

Nakon toga slijedi iznošenje konkretne molbe. Mogu se upotrijebiti različiti izrazi, primjerice Obraćam Vam se s ljubaznom molbom da… ili Molim Vas da… Zatim je potrebno obrazložiti zahtjev. U tu svrhu najbolje je koristiti rečenice koje počinju izrazima poput Svoju molbu obrazlažem… ili Svoj zahtjev opravdavam… Tekst zahtjeva obično završava izrazom S poštovanjem i vlastoručnim potpisom podnositelja.

Profesionalan ton

Pri pisanju zahtjeva potrebno je obratiti pozornost na stil teksta. Pobrinite se da cijeli dokument zvuči profesionalno. Koristite formalan jezik te izbjegavajte emocionalne izraze, žargon i razgovorni stil. Tekst treba biti neutralan, jasan i uljudan. Najbolje je usredotočiti se na činjenice i argumente kojima obrazlažete podnošenje zahtjeva.

Pri oblikovanju zahtjeva korisno je koristiti jednostavne rečenice kako bi tekst primatelju bio razumljiviji. Upotreba stručnih izraza dopuštena je, ali s njihovom količinom u dokumentu ne treba pretjerivati.

Oblikovanje teksta

Pri pisanju formalnog zahtjeva, osim sadržaja, veliku važnost ima i pravilno oblikovanje dokumenta. Uobičajeno se preporučuje čitljiv font, primjerice Times New Roman ili Arial, veličine 11 ili 12 točaka.

Preporučuje se postaviti jednostruki prored te ostaviti dodatni razmak između odlomaka. Tako će tekst izgledati urednije i preglednije.

Lektura

Prije nego što ispišete zahtjev, pažljivo ga pročitajte. Provjerite sadržava li dokument sve potrebne elemente, primjerice podatke podnositelja i primatelja, vlastoručni potpis ili popis priloga. Dopunite eventualne nedostatke.

Obratite pozornost i na to je li tekst predug ili nepovezan. Ako je potrebno, unesite odgovarajuće izmjene. Obavezno ispravite i sve stilske, pravopisne i interpunkcijske pogreške.

Kako napisati zahtjev? Primjer zahtjeva

U nastavku donosimo primjer zahtjeva za korištenje godišnjeg odmora.