5 pametnih načina za bolju organizaciju radnog vremena
Svakodnevna užurbanost oko osobnih i profesionalnih aktivnosti gotovo uvijek znači poteškoće u planiranju i izvršavanju pojedinačnih zadataka? Stres, žurba, ometajuća okolina i stalna utrka s vremenom… Može li se to izbjeći? Naravno da može! Najčešće je pravilna organizacija posla dovoljna da se riješite pritiska i učinkovito se nosite sa svim odgovornostima. Lakše reći nego učiniti? Nikako… Iskoristite ovih 5 provjerenih metoda kako biste se uvjerili da to možete!a
Podijelite zadatke prema prioritetima
Bez obzira na to koliko stvari treba obaviti tijekom dana, dva čimbenika ostaju stalna bez obzira na okolnosti. Imate najviše nekoliko sati za to, a ishod vašeg rada ovisi o vašoj predanosti i dobrobiti.
Provodite li radno cijelu noć, ostajete li budni do kasno pred računalom, a zatim se budite umorni? Zapamtite, pokušaj da sve obavite „odmah” može dovesti do začaranog kruga. Što se više prisiljavate da radite izvan svojih granica, to ćete biti iscrpljeniji svakog sljedećeg dana. Kako se možete nositi s tim?
- Podijelite zadatke na: vrlo važne, umjereno važne i manje važne.
- Usredotočite se prvenstveno na prve s popisa koji ste zapisali.
- Postavite si vremenski rok do kojeg možete raditi
- …i držite se utvrđenih prioriteta!
Možda nećete primijetiti spektakularan rezultat pri prvom pokušaju promjene. No pridržavanjem načela više je nego vjerojatno da ćete postići vidljivo poboljšanje u organizaciji rada.
Ne zaboravite održavati red na radnom mjestu
Nered u automobilu, na stolu ili na drugom radnom mjestu samo stvara dodatnu zbrku. Teško vam je usredotočiti se na određene zadatke jer ili tražite nešto što vam treba ili vas živcira vidljivi nered. No u najmanje pogodnom trenutku nedostaje vremena ili energije za pospremanje.
Dakle, pokušavate se nositi sa svojim obvezama u manje ugodnim uvjetima. Nažalost, ono što ste prije radili brzo sada vam oduzima znatno više vremena. Sve je to zbog nereda koji frustrira i ometa normalno funkcioniranje. Kako to možete popraviti?
- Prije početka rada, odvojite trenutak za organizaciju svojeg radnog prostora.
- Ne zaboravite ukloniti nepotrebne predmete sa stola i sve što ometa pristup.
- Nemojte odgađati pospremanje za kasnije jer će nered samo postati veći.
- Ako osjećate da ne možete sami obaviti sve zadatke, ne ustručavajte se zatražiti pomoć.
Usredotočite se na glavne ciljeve provedbe
Velik broj zadataka i projekata koje treba dovršiti povećava rizik usredotočenosti na umjereno ili manje važna pitanja.
Kada pokušavate savršeno izvršiti zadani zadatak ili svakodnevni posao, usredotočujete li se na sve njegove aspekte? To je pogreška! Time možete ometati ostvarenje osnovnih ciljeva. Mogu se početi uvlačiti manje pogreške, sitnice i vidljivi nedostaci. Budite svjesni da zadatak koji smatrate važnim može biti potpuno nebitan za vašeg nadređenog. Vaš će šef obratiti pozornost na područja koja ste možda previdjeli. Kako to možete spriječiti?
- Ako imate problema s razumijevanjem glavnog cilja, samo pitajte.
- Raspitajte se ako imate bilo kakvih nedoumica – nemojte riskirati vlastito tumačenje.
- Ako imate veći problem s određenim područjem odgovornosti, obavijestite svojeg nadređenog.
- Usredotočite se na glavnu nit određenog zadatka – kada imate vremena, možete ga proširiti.
- Pogledajte metodu br. 1 – ne zaboravite da odredite prioritete zadataka na temelju njihove važnosti.
Focus only on the current projectyy
Ispravna organizacija rada također je, i možda najvažnije, uklanjanje distrakcija koje odvlače vašu pažnju. To uključuje:
- ulična buka
- glasna glazba
- veliki broj ljudi u prostoriji
- fiziološke potrebe
- sadržaj koji vam privlači pažnju ili vas zanima.
Posebnu pozornost treba posvetiti posljednja dva čimbenika koja ometaju koncentraciju na zadatku. Ako morate ići na WC, gladni ste ili vam je potrebna stanka, učinite to što je prije moguće. To je važno čak i ako trebate brzo predati projekt ili odmah završiti posao. U suprotnom pogriješit ćete ili uopće nećete dovršiti plan. Oni spomenuti na kraju prilično su raznoliki signali unutar vašeg raspona pažnje. Mogu uključivati:
- Hi-Fi player
- društvene mreže
- televizija
- mobilne veze
- pa čak i… osjećaji!
Prilikom početka rada, bolje je riješiti se: euforije, ljutnje, nervoze ili uzbuđenja.
Ne zaboravite na stanke
Tjeraju li vas kratki rokovi ili broj zadataka koje treba obaviti u jednom danu da povećate svoju predanost određenim zadacima? U međuvremenu, radeći umorni, čak i ako završite svoje dužnosti, rezultati mogu biti loši. Osim toga, postoji rizik da napravite brojne pogreške koje će zahtijevati ponovni početak svih radnji.
Ako ne možete uzeti slobodan dan na zahtjev ili bolovanje zbog nelagode, manje poteškoće mogu se ukloniti. Kako to riješiti?
- uzmite barem jednu petominutnu pauzu svaki sat
- ne zaboravite na dulju stanku nakon maksimalno četiri sata rada
- ne zaboravite često mijenjati položaj tijela ili fokus
- i često prozračujte prostoriju u kojoj provodite puno vremena.
Takve aktivnosti trebale bi pomoći u uklanjanju umora, boljoj organizaciji posla i njegovom uspješnom završetku.
Sažetak
- Dobro upravljanje vremenom temelj je učinkovitog djelovanja, posebno kada imate mnogo različitih stvari za obaviti.
- Provjerene metode za organiziranje radnog ritma uključuju: određivanje prioriteta zadataka, održavanje urednog radnog prostora, usredotočivanje na glavne ciljeve i trenutni projekt te uzimanje stanki po potrebi.
- Dobrom organizacijom možete obaviti iste zadatke s manje truda i vremena.
Odgovori