Formalni pozdravi u e-porukama – kako ih pravilno koristiti?

Formalni pozdravi u e-porukama – što je jezični bonton?

Drugim riječima, korištenje pravilnih uvodnih i završnih izraza primatelju pokazuje da smo pristojni i da znamo formalno komunicirati.

Vrijeme kada se poslovna korespondencija odvijala uglavnom putem pisama odavno je prošlo. Danas prevladava komunikacija e-poštom. Većina nas tijekom svakodnevnog rada sastavlja desetke poruka koje šalje suradnicima, poslovnim partnerima ili nadređenima.

Nažalost, unatoč iskustvu u pisanju poslovne korespondencije, mnogi i dalje čine brojne pogreške, najčešće zbog nedostatka znanja. To može ostaviti loš dojam na primatelja.

Pravilna struktura formalne e-poruke

Svaka bi se poruka trebala sastojati od triju elemenata:

• uvoda (pozdrava);
• glavnog dijela poruke (to može biti upit, reklamacija ili obavijest);
• završnog pozdrava.

U ovom se članku nećemo usredotočiti na središnji dio, odnosno na glavni sadržaj poruke. Ovdje samo podsjećamo da, bez obzira na to tko je primatelj, treba poštovati jezični bonton – obraćati se pristojno, bez vrijeđanja i prisile na određenu radnju ili odluku.

Prije nego što analiziramo pristojne izraze na početku i kraju poruke, najprije odredimo kome se obraćamo. Pomoći vam mogu sljedeća pitanja:

• Poznajem li tu osobu? (ne nužno osobno – odnosno, jesmo li već komunicirali?);
• Koji je položaj primatelja? (profesor, nadređeni, suradnik, službenik?);
• Znam li kako se primatelj rodno identificira? (ili znam li koji mu se oblik obraćanja obraća?);
• Koliko primatelj ima godina? (vršnjak, mlađi ili stariji od mene?).

Kada znate odgovore na navedena pitanja, lakše ćete odabrati odgovarajuće pristojne izraze – uvodne i završne. Važno je napomenuti da bi uvod i završetak trebali biti međusobno usklađeni i zvučati na sličnoj razini formalnosti.

Uvodni pozdravi u e-porukama

Svaku poruku treba započeti na odgovarajući način. Prelazak odmah na glavnu temu prihvatljiv je samo kada nastavljate postojeću komunikaciju. Ako se nekome obraćate prvi put, uvodni se pozdrav ne bi trebao izostaviti.

Koji se pristojni izrazi mogu koristiti na početku e-poruke?

• Poštovana gospođo / Poštovani gospodine – kada znamo kako se primatelj oslovljava;
• Poštovani ili Poštovani svi – kada nije jasno tko će pročitati poruku, primjerice na općoj adresi tvrtke;
• Poštovana profesorice / Poštovani profesore ili Poštovana doktorice / Poštovani doktore – kada poznajemo stručnu titulu ili funkciju primatelja; titulu je u formalnoj komunikaciji primjereno navesti umjesto imena;
• Poštovana Ana / Poštovani Marko – kada poznajemo osobu i već smo s njom komunicirali ili nastavljamo postojeću razmjenu poruka;
• Drage kolegice i kolege – kada se nadređena osoba obraća timu ili želi postići manje formalan ton;
• Dobar dan – univerzalan i siguran pozdrav, osobito kada ne znate kada će primatelj pročitati poruku.

Je li previše neformalan pozdrav pogrešan u službenoj e-poruci?

U navedenom popisu nedostaju pozdravi poput „Bok” ili „Hej”, koji su vrlo česti u svakodnevnoj komunikaciji. Zašto ih ne preporučujemo? Takvi pozdravi u formalnoj se poruci mogu doživjeti kao nedovoljno profesionalni ili kao znak manjka poštovanja prema primatelju.

Iako su prikladni u komunikaciji s prijateljima i bliskim suradnicima, u prvom obraćanju klijentu, nadređenoj osobi, instituciji ili nepoznatom primatelju bolje je koristiti formalniji pozdrav. Izraz „To whom it may concern” također nije idealan kada možete saznati ime primatelja; prirodnije je izravno oslovljavanje ili „Poštovani”.

Kako pravilno zapisati uvodni pozdrav

Nakon uvodnog pozdrava u hrvatskom jeziku najčešće stavljamo zarez, a zatim ostavljamo prazan red. Glavni dio poruke započinje malim slovom ako je uvodna rečenica gramatički povezana s nastavkom. Ako pozdrav čini samostalnu rečenicu, primjerice „Dobar dan.”, sljedeću rečenicu možemo započeti velikim slovom. Najvažnije je odabrati jedan dosljedan način pisanja i ne kombinirati zarez s velikim slovom bez gramatičkog razloga.

Završni pozdravi u e-porukama

Uvod i glavni dio poruke su napisani, pa je vrijeme za završetak. Koji su završni pozdravi prihvatljivi u formalnoj e-poruci?

• S poštovanjem;
• Srdačan pozdrav;
• Uz iskrene pozdrave – prikladno u nešto manje formalnoj poslovnoj komunikaciji.

Je li „Lijep pozdrav” prikladan završetak?

Nisu samo pozdravi poput „Bok” i „Hej” ponekad neprikladni. Je li izraz „Lijep pozdrav” ili „Srdačan pozdrav” pogrešan? Ne nužno. Možete ga bez problema koristiti u poluformalnoj ili kolegijalnoj komunikaciji. Dobro će funkcionirati i u porukama koje počinju pozdravom „Dobar dan”. U strogo formalnim porukama ipak je sigurniji izraz „S poštovanjem”.

Kako zapisati završni pozdrav

Nakon završnog pozdrava ne stavljamo zarez ni točku. U sljedeći red upisujemo potpis, najbolje puno ime i prezime, čak i kada primatelj zna tko mu piše na temelju adrese e-pošte ili prikazanih podataka o pošiljatelju.

Primjer formalne e-poruke

U nastavku je primjer formalne e-poruke koja slijedi savjete iz ovog članka:

Poštovani,

zahvaljujem vam što ste odvojili vrijeme za čitanje ove poruke. U nastavku donosim kratak sažetak najvažnijih zaključaka. Nadam se da će vam informacije biti korisne i stojim vam na raspolaganju za sva dodatna pitanja.

S poštovanjem

Patricija Wiącek