Metoda 5S u radu na daljinu – kako se organizirati?

Dakle, nije riječ o inovativnoj tehnici za koju je potrebno ulaganje ogromne svote novca i preokretanje poduzeća kako biste je implementirali.

Jeste li možda imali priliku isprobati slaganje odjeće prema metodi Marie Kondo iz Japana, koja pomaže u organizaciji domova diljem svijeta? Jeste li znali da u svoj život možete na jednostavan način uključiti i drugu filozofiju koja također potječe iz Zemlje izlazećeg sunca?

To je metoda 5S, koju Japanci već dugo slijede u svojem profesionalnom životu, a postupno se probija i u naše urede – uključujući i one na daljinu. Cilj ove filozofije pomoći je u organizaciji posla i učinkovitijem obavljanju zadataka, što, kao što znamo, nije uvijek lako u radu na daljinu.

Osim toga, metodi 5S cilj je sprečavanje gubitka vremena, što je prilično lako učiniti kada radimo unutar granica vlastite četiri zida. Štoviše, njezina primjena cilja na više koristi od zadataka koje obavljamo, kako za nas tako i za našeg poslodavca, ako ga imamo.

Što znači 5S?

Prije nego što se odlučite implementirati novu metodu u svoju svakodnevnu rutinu, provjerite što znači ova misteriozna kratica i kako je možete upotrebljavati dok radite od kuće.

S za odabir

To nije ništa drugo nego uklanjanje svega što vam je nepotrebno s vašeg radnog prostora. Radeći od kuće, vjerojatno imate stol koji, kao što znamo, može privući razne predmete poput magneta. Ako imate djecu, sigurno znate o čemu govorim. Možda mislite da je to Sizifov posao, ali morate znati da je vrlo važno redovito uklanjanje svega iz radnog prostora što nije povezano s poslom. Značajno će vam pomoći da se usredotočite na profesionalne stvari ako nemate najnoviji broj omiljenog časopisa ili hrpu šalica kave koje se gomilaju pored vas. Riješite se svega što vas ometa. Ako možete, utišajte i telefon.

S kao u sistematici

Kada se riješite nepotrebnih predmeta, usredotočite se na ono što je ostalo. Možda imate stvari koje su vam potrebne, ali ne svakodnevno. Razmislite što ćete s njima. Pronađite najbolje mjesto za njih i isplanirajte pregledan sustav pohrane koji će vam omogućiti jednostavan pristup kad god vam zatrebaju.

Na primjer, ne morate držati pisač na stolu ako trebate ispisati samo nekoliko dokumenata jednom mjesečno. Pronađite drugo mjesto za njega koje će biti lako dostupno kada je to potrebno.

Ako je potrebno, označite svoje ormariće ili ladice. To će značajno olakšati pohranu bitnih dokumenata ili uredskog pribora. To je također je odlična motivacija za vraćanje predmeta na njihovo pravo mjesto.

S kao čišćenje

Za dobro održavan radni prostor potrebno je često čišćenje. Pospremite svoj daljinski ured čak i svakodnevno ako je potrebno. Redovito bacajte smeće, obrišite stol i monitor te vratite dokumente na njihovo mjesto. Ako uglavnom radite na računalu, to će doslovno trajati samo trenutak, ali svaki će put donijeti dašak svježine i nove energije. Zapamtite, red na radnoj površini računala i monitora jednako je važan kao i red oko nje.

S za standardizaciju

Budući da već znate smjernice metode 5S, morate smisliti način kako ih implementirati i pridržavati se ako želite da sve funkcionira kako treba. Možete zapisati plan kojeg ćete se pridržavati svaki dan.

Na primjer, odlučite (naravno, sami sa sobom) da ćete svaki dan nakon završetka posla sve vratiti na svoje mjesto, isprazniti kantu za smeće i ostaviti svoj radni prostor u ispravnom redu. Tako ga možete upotrebljavati sljedeći dan bez brige o prethodnom pospremanju stola. U ovom slučaju standardizacija nije ništa više od dosljednih navika koje vam omogućuju postizanje željenih promjena.

S za samodisciplinu

Ako radite na daljinu, sigurno znate koliko je teško oduprijeti se odugovlačenju i sklopiti pakt sa samodisciplinom, što znači držati se pod kontrolom. Nijedna metoda, čak ni najbolja, neće funkcionirati ako je ne slijedite redovito. Da bi zadatak postao navika koju glatko obavljate, potrebno je neko vrijeme. Navike se ne stvaraju preko noći.

Budite strpljivi i nove navike postat će vam prirodne i prije nego što to shvatite, postat će dio vaše svakodnevne rutine. Za provedbu bilo koje nove metode u vašem okruženju potrebna je odlučnost. No vrijedi vježbati snagu volje i uživati u rezultatima svojih postupaka.

Treba li vam doista metoda 5S?

Možda ste jedna od onih osoba koje, kada imaju zadatak, jednostavno sjednu i obave ga. Ne obraćaju pažnju na sveprisutni kaos i iako ništa nema svoje mjesto, nekako uvijek uspiju pronaći potreban račun ili važan dokument, a da se zbog toga ne stresiraju.

Međutim, ako ste jedna od onih osoba kojima je estetika okoline važna, a vaš um opušta se kada oko vas vladaju red i urednost, metoda 5S može vam se pokazati korisnom u radu. Omogućuje vam da oslobodite um od brige o detaljima, tako da možete mirno odmah započeti s radom. S organiziranim radnim prostorom lako možete vidjeti kada i zašto gubite svoje vrijeme, koje je, uostalom, najvrjednije.

Ne tako davno, mnogi od nas nisu mogli zamisliti rad ni s kojeg drugog mjesta osim iz ureda svojega poduzeća. Dnevne rutine, sastanci s kolegama, druženja, pauze za kavu – sve su te poznate aktivnosti pomogle strukturirati naš radni dan, tijekom kojeg je, čak i bez metode 5S, katkad bilo lakše. Danas mnogi od nas traže unutarnju motivaciju i načine kako bi rad od kuće bio lakši i učinkovitiji.

Provjerite kako će 5S metoda funkcionirati za vas

Ako jedva poštujete rokove na poslu i teško završavate projekte na vrijeme, zbog čega ste morali raditi cijelu noć, 5S metoda bi vam mogla pomoći da uvedete pozitivne promjene u svoj profesionalni život.

Pogledajte povećava li uklanjanje svih ometanjai rad u prostoru samo s računalom i osnovnim alatima vašu učinkovitost i kreativnost. Možda možete obavljati svoje dužnosti još bolje i brže, što će rezultirati s više slobodnog vremena.

Metoda 5S definitivno će vam pomoći da eliminirate otpad iz svoje okoline. Kod rada na daljinu, najveći rizik često leži u gubitku vremena na zadatke koji nisu povezani s radnim obvezama.