Automatizacija računa, ili kako optimizirati namirenja u poduzećima

Zašto se isplati automatizirati račune?

Postoji nekoliko prednosti povezanih s automatizacijom namirenja, pa ćemo se ograničiti na one apsolutno ključne:

Ušteda vremena i smanjenje troškova

Zahvaljujući tome zaposlenici mogu posvetiti više vremena zadacima za koje je potrebna kreativnost, poput korisničke službe. To ima izravan ekonomski utjecaj, kako je Benjamin Franklin rekao prije 300 godina, vrijeme je novac.

Pouzdanost u radu

Jednom postavljeni, algoritmi neizbježno izvršavaju svoje zadatke. Nemaju loše dane, ne dobivaju temperaturu i ne pate od naglih porasta krvnog tlaka. Naravno, može se dogoditi pogreška, ali ona će isključivo biti rezultat netočnog koda, koji se može brzo i trajno ispraviti.

Utvrđene, trajne procedure

U kontekstu nagodbi važno je da sve ima svoje mjesto i vrijeme. Možete precizno oblikovati algoritam prema utvrđenim postupcima kako biste postavili optimalno vrijeme za izdavanje računovodstvenih dokumenata, primanje plaćanja i naplatu dugova.

Skalabilnost

Primijenjene optimizacije možete učinkovito implementirati u drugim poduzećima ili odjelima. Provjereni i testirani algoritam brzo se udvostručuje i modificira za potrebe drugih procesa, zbog čega automatizacija rijetko završava rješavanjem jednog problema, a služi razvoju cijele organizacije.

Kako automatski izdati račune?

Na primjer, analizirat ćemo dvije ekstremne inačice: jednostavnu integraciju s popularnom platformom za e-trgovinu i ručnu automatizaciju koja se temelji na API-ju.

Izdavanje upita na platformama za e-trgovinu

Ako upotrebljavate popularne prodajne platforme poput Shopifyja, Shopera, PrestaShopa ili dodatka WooCommerce, automatizacija je nevjerojatno jednostavna. Sve što trebate učiniti jest integrirati platformu s vanjskim programom koji će izdavati račune na temelju zabilježenih transakcija.

Obično nećete morati upotrebljavati ni jednu liniju koda. Konfiguracija je ograničena na preuzimanje dodatnog softvera i jednostavnu pripremu postavki.

Na primjer, ako imate WordPress internetsku stranicu i prodajete putem WooCommercea, preuzmite namjenski dodatak (PDF računi ili PDF računi Woocommerce) i zatim ga konfigurirajte sa svojom trgovinom. Možete postaviti najjednostavniji scenarij u kojem će promjena statusa narudžbe u „Završeno” rezultirati generiranjem i slanjem računa na adresu e-pošte kupca.

Zaslon postavki iz dodatka PDF računa. Automatizacija je ograničena na omogućavanje dodatka i odabir statusa koji će pokrenuti slanje računa.

Izdavanje računa putem API-ja

Rješenje koje pruža neusporedivo veće mogućnosti jest automatizacija računa putem API-ja. Iako je konfiguracija složenija, imate potpunu autonomiju u oblikovanju algoritma, što vam omogućuje optimizaciju i drugih procesa, poput pripreme ugovora.

Okidač

To može biti, na primjer, završetak projekta u vašem sustavu ili primitak uplate na platnom portalu – izbor stvarno ovisi o trenutku kada obavljate obračun s klijentom.

1. Pretpostavimo da će okidač za pokretanje algoritma biti primanje uplate s portala kao što su Stripe ili Paypal.
2. Na temelju toga želite automatski generirati račun u programu koji upotrebljavate za računovodstvene dokumente.
3. Namjeravate odmah poslati ispunjeni račun na e-adresu kupca.

Imamo jednostavan algoritam u 3 koraka. Za njegovu konfiguraciju trebat će vam i konektor u obliku platforme za automatizaciju (Make ili Zapier), koji će prenositi podatke između platnog portala i sustava za fakturiranje.

Napravimo prvi korak i dodajmo račun Stripe, koji će na platformi Make izgledati ovako:

Klikom na ovaj krug trebali biste se povezati sa svojim računom dodavanjem API koda. Možete ga pronaći u odjeljku postavki, pod „integracije” ili „za razvojne programere”, u gotovo svakom programu.

Kada se povežete sa svojim računom, morate odrediti vrstu poticaja. Drugim riječima, morate odgovoriti na pitanje: što je ovaj plavi krug? Mi, naravno, označavamo izvršeno plaćanje kao okidač za algoritam.

Konfiguracija je prvog koraka iza nas! Možete provjeriti radi li poticaj pokretanjem algoritma i izvršenjem testne uplate. Ako platforma registrira signal, možemo krenuti dalje.

Izdavanje računa

Drugi je korak izrada računa na temelju primljenog signala. Stoga dodajemo drugi krug, koji će biti HTTP zahtjev usmjeren programu za fakturiranje.

Sada moramo provjeriti dokumentaciju programa za fakturiranje kako bismo vidjeli koje su informacije potrebne za izdavanje računa. Konačno moramo znati koje podatke trebamo navesti i u kojem formatu.

Imamo potpun skup informacija, pa kliknemo na drugi krug i popunimo početak zahtjeva: unosimo URL adresu i kao vrstu sadržaja odabiremo JSON – prema dokumentaciji. Dodatno moramo odabrati tzv. HTTP glagol i ovdje odabiremo „POST” jer on označava stvaranje resursa (u ovom slučaju računa) u poslanom zahtjevu.

U drugom dijelu lijepimo ostatak koda, koji uključuje polje „opis”, gdje će se nalaziti podaci za izradu računa.

Kao što se vidi u gornjem primjeru, zamijenili smo vrijednosti primjera, kao što je “buyer_name”:”Client1 SA”. Kod je već dovršen, pa ako sada ispunite API kod i testirate modul, račun bi trebao biti kreiran. No ne želimo da se svaki kupac nazove Client1 SA, pa moramo zamijeniti varijable s portala za plaćanje.

S lijeve strane naš je kod, a s desne strane popis varijabli gdje trebamo uskladiti odgovarajuće položaje za svaki redak koda. Kao rezultat toga račun će se izdati s podacima kupca navedenima tijekom procesa plaćanja.

Ako ste konfigurirali i testirali algoritam, možete ga trajno pokretati. Od ovog trenutka nadalje svaki put kada kupac izvrši kupnju, automatski će se generirati račun.

Slanje računa

Za automatizaciju slanja računa potrebno je dodati još jedan HTTP zahtjev.

Ovaj put sadržaj zahtjeva izgleda ovako:

Dodajemo navedeni kod, zamjenjujući domenu, API i varijablu u obliku ID-a računa.

Preostaje samo testiranje cijelog algoritma. Ako je račun ispravno poslan, možete trajno omogućiti programirani scenarij. Automatsko slanje računa konačno je dovršeno!

Podsjetnik plaćanja

Konfiguriranje takvih e-poruka izuzetno je jednostavno jer većina programa za fakturiranje ima takvu ugrađenu funkciju.

O detaljnom rasporedu slanja podsjetnika treba se savjetovati sa svojim odvjetnikom. U tom slučaju možete postaviti i kratki algoritam prema kojem će odvjetnički ured primati automatsku poruku, na primjer, 7 dana nakon slanja trećeg zahtjeva za plaćanje. To će im biti signal da kontaktiraju s dužnikom i poduzmu daljnje radnje.

Kao što vidite, automatizacija ima širok raspon primjena i ne završava slanjem računa. Također može pomoći u uspostavljanju postupaka koji će optimizirati proces naplate duga. Moderna tehnologija pruža, zapravo, široke mogućnosti, ograničene samo našom maštom.