Kako napisati izvještaj? Najvažnija pravila

Što je izvještaj?

Može biti usmen ili pisan, a najčešće je namijenjen nadređenima, klijentima, institucijama, ulagačima ili nadzornim tijelima.

Glavni je cilj izvještaja pružiti konkretne informacije o određenom problemu, procesu ili događaju. Izvještaj, između ostalog, može služiti za:

• sažimanje aktivnosti,
• predstavljanje rezultata istraživanja,
• analizu podataka,
• procjenu situacije,
• utvrđivanje nepravilnosti,
• predstavljanje preporuka,
• praćenje napretka rada,
• dokumentiranje tijeka projekta.

U praksi izvještaj prvenstveno ima informativnu i odlučivačku funkciju – primatelju omogućuje donošenje zaključaka i poduzimanje odgovarajućih mjera.

Koje odlike ima dobar izvještaj?

Bez obzira na vrstu izvještaja, dokument treba ispunjavati nekoliko osnovnih zahtjeva.

• Preciznost – izvještaj treba sadržavati isključivo konkretne informacije povezane s obrađenom temom. Treba izbjegavati nejasne formulacije i općenite tvrdnje.
• Činjeničnost – sadržaj mora biti sažet, logičan i strukturiran, a svaka informacija treba imati opravdanje i proizlaziti iz podataka.
• Objektivnost – izvještaj se ne smije temeljiti na osobnim mišljenjima autora. Zaključci trebaju proizlaziti iz činjenica, analiza ili rezultata istraživanja.
• Dosljednost – dokument treba zadržati ujednačenu strukturu, stil i način prezentacije.
• Preglednost – dobro pripremljen izvještaj omogućuje brzo pronalaženje najvažnijih informacija, primjerice zahvaljujući sadržaju, naslovima i poglavljima.
• Jezična i stručna ispravnost – izvještaj mora biti bez jezičnih, stilskih i činjeničnih pogrešaka. Pogrešni podaci ili neprecizni zaključci mogu dovesti do donošenja pogrešnih odluka.

Kako napisati izvještaj?

Priprema izvještaja zahtijeva sređivanje informacija, odgovarajuću strukturu te jasno i objektivno predstavljanje podataka.

1. Određivanje teme i cilja izvještaja – najprije treba utvrditi na što se izvještaj odnosi, koji problem analizira, zašto nastaje i tko će ga čitati. O tome ovise opseg informacija i jezik dokumenta.
2. Prikupljanje i organizacija podataka – izvještaj se treba temeljiti na vjerodostojnim izvorima i konkretnim podacima. To mogu biti rezultati istraživanja, statistike, financijski podaci ili opažanja. U ovoj fazi treba izdvojiti najvažnije informacije i izostaviti nepotrebne podatke ili one koji nisu povezani s temom izvještaja.
3. Izrada strukture izvještaja – prije pisanja korisno je izraditi plan dokumenta i podijeliti ga na tematske cjeline. Tako će izvještaj biti logičan i pregledan.
4. Pisanje sadržaja izvještaja – sadržaj dokumenta treba iznositi činjenice, objašnjavati povezanosti, predstavljati podatke i voditi do konkretnih zaključaka. U izvještajima se često upotrebljavaju tablice, grafikoni i dijagrami.
5. Uređivanje formata – izvještaj treba imati pregledan grafički raspored koji olakšava čitanje sadržaja. Korisno je upotrebljavati naslove i poglavlja, grafičke ili numerirane popise te istaknuti najvažnije informacije. Najčešće se upotrebljavaju sans-serifni ili serifni fontovi veličine 11–12 točaka te prored 1,15–1,5.
6. Izrada zaključaka i preporuka – završni dio izvještaja treba sadržavati sažetak najvažnijih nalaza. Ako to priroda dokumenta zahtijeva, mogu se dodati preporuke za postupanje, prijedlozi promjena ili procjena rizika.
7. Provjera izvještaja – prije predaje dokument treba provjeriti točnost podataka, usklađenost zaključaka s analizom, dosljednost zapisa, potpunost izvora te jezičnu i tehničku ispravnost.

Kako treba izgledati struktura izvještaja?

Mnogo toga ovisi o vrsti izvještaja, no najuniverzalnija struktura izgleda ovako:

1. Naslovna stranica – sadrži osnovne podatke za identifikaciju izvještaja, poput naslova, autora, primatelja ako je potreban, datuma i mjesta izrade dokumenta.
2. Sažetak – sažet prikaz najvažnijih informacija, rezultata i zaključaka.
3. Sadržaj – strukturirani popis poglavlja i potpoglavlja s brojevima stranica.
4. Uvod – uvod u temu izvještaja, predstavljanje konteksta, opsega analize i osnovnih metodoloških pretpostavki.
5. Sadržaj izvještaja – glavni dio izvještaja koji obuhvaća opis problema, analizu podataka, tijek istraživanja ili događaja te njihove posljedice i tumačenje.
6. Zaključci – sažetak koji izravno proizlazi iz provedene analize.
7. Preporuke – predložene aktivnosti, rješenja ili sljedeći koraci.
8. Bibliografija – popis svih izvora korištenih pri izradi izvještaja.
9. Prilozi – dodatni materijali koji nadopunjuju izvještaj, primjerice detaljni rezultati istraživanja, tehnička dokumentacija ili drugi izvorni materijali koji su preopsežni za glavni dio dokumenta.

Vrste izvještaja

Možemo razlikovati nekoliko vrsta izvještaja, a podjela ovisi o njihovoj namjeni, obilježjima ili skupu varijabli. Izvještaje stoga dijelimo prema:

Opsegu izvještaja:

• kratki (izvršni) – do 10 stranica, sa sažetim i preglednim informacijama,
• dugi (prošireni) – više od 10 stranica, s detaljnom analizom problema i većim opsegom podataka.

Sadržaju izvještaja:

• informativni – predstavlja činjenice i podatke,
• analitički – sadrži tumačenje podataka i zaključke,
• znanstveni – temelji se na istraživanju i znanstvenoj metodologiji,
• tehnički – odnosi se na tehnička ili tehnološka pitanja,
• financijski – obuhvaća financijske i ekonomske podatke,
• periodični – izrađuje se redovito, primjerice tjedno ili tromjesečno.

Cilju izvještaja: izvještaj može biti, primjerice, kontrolni, marketinški, prodajni, izvještaj o nezgodi, istraživački ili revizorski.

Primjer izvještaja

U nastavku donosimo pojednostavljeni, skraćeni model izvještaja.